W większości przypadków uzyskanie apostille oraz legalizacja dokumentów odbywa się w Departamencie Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych Polski, który znajduje się w Warszawie przy ul. Kruczej 38/42. W tym miejscu można poświadczyć m.in. dokumenty notarialne oraz inne dokumenty urzędowe.
Instytucja ta nadaje apostille, a także przeprowadza standardową legalizację dokumentów przeznaczonych do złożenia w ambasadzie kraju docelowego. Wybór procedury zależy od wymogów konkretnego państwa oraz rodzaju dokumentu.
Dokumenty można złożyć na kilka sposobów: pocztą, osobiście lub przez osobę upoważnioną, bez konieczności sporządzania pełnomocnictwa. Przyjmowanie dokumentów odbywa się w godzinach 09:00–13:00.
Warto pamiętać, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych poświadcza wyłącznie dokumenty wydane w Polsce.
Jeśli państwo, w którym dokument będzie używany, nie przystąpiło do Konwencji Haskiej, apostille nie ma zastosowania. W takim przypadku konieczne jest przeprowadzenie procedury legalizacji konsularnej za pośrednictwem przedstawicielstwa dyplomatycznego danego kraju.
Konwencja Haska znacząco upraszcza międzynarodowe uznawanie dokumentów między państwami członkowskimi, dlatego apostille obowiązuje wyłącznie w tych krajach. Jeżeli kraj nie należy do konwencji, dokument najpierw jest poświadczany w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a następnie w ambasadzie lub konsulacie kraju docelowego.
Większość przedstawicielstw dyplomatycznych zajmujących się legalizacją dokumentów znajduje się w Warszawie. Jeśli jednak dany kraj nie posiada ambasady w Polsce, procedurę można przeprowadzić w najbliższym przedstawicielstwie uprawnionym do pracy z polskimi dokumentami.
Należy pamiętać, że w większości przypadków nie jest możliwe załatwienie legalizacji w MSZ i ambasadzie jednego dnia.
Czas oczekiwania na apostille / uwierzytelnienie
Departament legalizacji zazwyczaj może wydać apostille lub poświadczenie w dniu złożenia dokumentów, jednak nie jest to gwarantowane. Wszystko zależy od obłożenia urzędu oraz liczby wniosków składanych danego dnia.
Czasami, ze względu na duży napływ wniosków lub jednoczesne złożenie kilku dokumentów, procedura może się wydłużyć — w takich przypadkach realizacja jest przenoszona na następny dzień roboczy, co może wymagać ponownej wizyty w Warszawie.
Warto również pamiętać, że dokumenty wydane przez różne państwa czasami można legalizować w jednym kraju — wynika to z zasad wzajemnego uznawania w ramach Konwencji Haskiej.
Apostille ułatwia międzynarodowy obieg dokumentów, ponieważ państwa członkowskie konwencji uznają oficjalne poświadczenia wydane przez inne kraje. W Polsce takie poświadczenia są najczęściej wydawane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a w przypadku niektórych kategorii dokumentów (np. edukacyjnych) również przez specjalnie upoważnione instytucje.