Immigo.pl

Uzyskanie apostille w Polsce

Pomagamy w uzyskaniu apostille na dokumenty

Co to jest apostille i kiedy jest wymagany?

Apostille to oficjalne poświadczenie, które potwierdza autentyczność podpisów i pieczęci na dokumencie. Dokument z apostille może być używany w krajach, które są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku.

W Polsce apostille wydaje zazwyczaj Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ). Natomiast dokumenty edukacyjne, takie jak dyplomy i świadectwa szkolne, mogą wymagać dodatkowego potwierdzenia przez Kuratorium Oświaty lub NAWA — Narodową Agencję Wymiany Akademickiej.

Apostille czy legalizacja konsularna – który jest potrzebny?

Apostille wystawia się do dokumentów przeznaczonych do użytku w krajach, które są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku.

Legalizacja konsularna jest wymagana, gdy dokumenty mają być złożone w ambasadzie lub gdy kraj docelowy nie jest stroną Konwencji Haskiej.

Ważne jest, aby pamiętać, że typ legalizacji określa państwo docelowe. Dlatego samodzielny wybór procedury nie jest możliwy — zalecamy konsultację ze specjalistą.

Które dokumenty najczęściej potrzebują apostille?

Apostille można uzyskać na niemal każdy oficjalny dokument, jednak najczęściej jest ono wymagane dla następujących dokumentów:

  • Dokumenty notarialne — pełnomocnictwa, oświadczenia, akty notarialne. Są one potrzebne na przykład do reprezentowania interesów za granicą lub załatwiania spraw prawnych na odległość.
  • Dokumenty sądowe i zaświadczenia urzędowe — wyroki sądowe, zaświadczenia o niekaralności oraz inne dokumenty, które mogą być potrzebne do podjęcia pracy, uzyskania pozwolenia na pobyt lub prowadzenia działalności gospodarczej.
  • Dokumenty handlowe — odpisy z rejestrów, dokumenty założycielskie firm, umowy. Takie dokumenty są często wymagane przy współpracy z zagranicznymi partnerami lub zakładaniu działalności za granicą.
  • Dokumenty stanu cywilnego — akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Wykorzystuje się je przy sprawach spadkowych, zawieraniu małżeństwa lub potwierdzaniu więzi rodzinnych w innym kraju.
  • Dokumenty edukacyjne — świadectwa, dyplomy, suplementy do nich oraz inne dokumenty potwierdzające wykształcenie. Apostille jest potrzebne do podjęcia nauki, uznania kwalifikacji lub pracy za granicą.

Jak uzyskać apostille

Procedura uzyskania apostille zależy od rodzaju dokumentu. W niektórych przypadkach przed złożeniem wniosku w Ministerstwie Spraw Zagranicznych konieczne jest wcześniejsze dodatkowe poświadczenie.

Dokumenty stanu cywilnego
Akty urodzenia, małżeństwa i zgonu, a także dokumenty dotyczące zdolności prawnej mogą zostać złożone do apostille od razu, bez wcześniejszego przygotowania.

Tłumaczenie przysięgłe
Apostille można uzyskać wyłącznie dla tłumaczeń wykonanych i podpisanych przez tłumacza przysięgłego. Przy składaniu wniosku należy przedstawić oryginał dokumentu. Warto również sprawdzić poprawność podpisu tłumacza zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

Zaświadczenie o niekaralności
Do legalizacji przyjmowany jest wyłącznie oryginał papierowego zaświadczenia o niekaralności, uzyskany za pośrednictwem sądu lub Ministerstwa Sprawiedliwości. Wersje elektroniczne dokumentów nie są akceptowane.

Dyplom i suplement do dyplomu
Apostille na dokumenty edukacyjne оформлюje NAWA, a nie wydział legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Procedura może trwać około 30 dni. Tryb jej realizacji określają odpowiednie przepisy Ministerstwa Edukacji.

Akty notarialne, pełnomocnictwa oraz inne dokumenty notarialne
Przed złożeniem wniosku o apostille konieczne jest uzyskanie poświadczenia prezesa sądu rejonowego, do którego notariusz składa wzory swoich podpisów. Dopiero po takim potwierdzeniu dokument może zostać opatrzony apostille do użytku za granicą.

Dokumenty sądowe
Aby uzyskać apostille, dokumenty sądowe muszą zostać oficjalnie poświadczone przez prezesa sądu rejonowego. Pieczęć sekretarza sądu lub innych pracowników instytucji zazwyczaj nie jest wystarczająca do przeprowadzenia tej procedury.

Dokumenty handlowe i eksportowe
Najpierw dokumenty są poświadczane w Krajowej Izbie Gospodarczej (KIG) lub w odpowiedniej regionalnej izbie handlowej. Następnie możliwe jest przeprowadzenie legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Dokumenty założycielskie spółki oraz odpisy z KRS
Do legalizacji przyjmowane są wyłącznie papierowe wersje dokumentów. Elektroniczne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego pobrane ze strony internetowej nie są akceptowane.

Dokumenty wielostronicowe
Dokumenty składające się z wielu stron lub zszyte komplety zaleca się legalizować jako jeden pakiet. Taka forma jest szczególnie często stosowana w przypadku tłumaczeń poświadczonych oraz podobnych dokumentów.

Potrzebujesz apostille na dokumenty?

Pomożemy ustalić, czy w Twoim przypadku wymagane jest apostille, dobierzemy odpowiedni sposób jego uzyskania oraz zorganizujemy cały proces „pod klucz”.
Umów się na konsultację

Jak uzyskać apostille?

  • Przygotuj dokument do legalizacji i sprawdź, czy wymaga wcześniejszego poświadczenia w innej instytucji.
  • Przekaż nam dokument osobiście lub wyślij go kurierem.
  • Składamy go w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w celu uzyskania apostille.
  • Po zakończeniu procedury otrzymujesz gotowy dokument — z dostawą na adres lub do odbioru osobistego.

Jak wygląda apostille?

Apostille ma format określony przez normy międzynarodowe i jest оформiane według jednolitych zasad. Zazwyczaj jest to prostokątna pieczęć lub osobna kartka dołączana do dokumentu.

Zawiera podstawowe dane dotyczące dokumentu: kto go podpisał, jakie stanowisko zajmuje osoba podpisująca, a także nazwę instytucji, która dokument wydała lub poświadczyła.

W przypadku dokumentów polskich stosowany jest oficjalny wzór apostille, zgodny z wymaganiami Konwencji Haskiej.

Terminy wydania Apostille:

  • Standardowy — 319,00 zł netto — 4–6 dni roboczych
  • Przyspieszony — 599,00 zł netto — 1–2 dni robocze
  • Ekspresowy — 799,00 zł netto — 24 godziny
    • *Cena zawiera opłatę skarbową w wysokości 60 zł brutto w MSZ za jedno apostille*

Zalety współpracy z nami

  • doświadczenie w pracy z urzędami wojewódzkimi
  • znajomość aktualnych wymagań
  • minimalizacja ryzyka odmowy
  • oszczędność czasu
  • wsparcie na każdym etapie
FAQ

Pytania i odpowiedzi

Wymogi dotyczące legalizacji zawsze określa instytucja, do której składany jest dokument. To ona decyduje, czy wymagane jest apostille, tłumaczenie lub dodatkowe poświadczenie.

Zazwyczaj apostille wymagane jest dla dokumentów składanych w oficjalnych zagranicznych instytucjach — na przykład w celu podjęcia studiów, zatrudnienia, zawarcia małżeństwa oraz w sprawach sądowych lub administracyjnych.

Ministerstwo Spraw Zagranicznych zazwyczaj realizuje procedurę „na miejscu” w dniu złożenia dokumentów lub w najkrótszym możliwym terminie.

W przypadku dokumentów uniwersyteckich i szkolnych proces legalizacji może trwać do 30 dni.

Większość dokumentów jest opatrzona apostille przez Departament Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ).

Dokumenty edukacyjne z uczelni wyższych są zazwyczaj potwierdzane przez NAWA — Narodową Agencję Wymiany Akademickiej.

Dokumenty szkolne (świadectwa, zaświadczenia itp.) mogą być poświadczane przez uprawnione organy oświatowe, w szczególności komisje szkolne lub egzaminacyjne, w zależności od rodzaju dokumentu.

W przypadku realizacji usługi wniosek jest przekazywany do odpowiedniej instytucji, aby zapewnić prawidłowy i możliwie najszybszy przebieg procedury.